一、档案的收集
新生报道时要上交个人档案、团关系（党关系）档案、录取通知书、身份证复印件、本人正面免冠照片（红、蓝、白底）、学费书费以及住宿费一系列缴费收据，申请助学贷款资料。
1、学生材料须完整、齐全、真实；
2、学生报道时由本班导生收集相关材料，并确认；
3、导生对上交的档案核对，看是否缺少必须上交的资料，并在新生报
道明细表上对应标记；
4、核对无误后让学生本人签字；
5、导生将本班的材料收集整理。并按照个人档案、团关系（党关系）
档案、录取通知书、相关收据等依次分类排放好，最后按学号顺序摆
放（注意：需要在最后上交的名单或者箱子上标注好未来报道、办理
休退学的同学学号和姓名）在规定时间上交到办公室。
二、档案的整理
1、在整理学生档案前，对上交的班级进行核对该班的档案数量是否准确，是否需要的材料全部分类并上交，确保无遗漏。
2、办公室根据每班的新生报到明细表以及新生基本信息表，核对班级学生档案的内容，确保上交的档案都齐全，最后按照班级顺序和该班学号进行排序，如有报道未上交档案的同学，及时联系班级导生催交档案，办公室进行标记。上交的档案如果有不同的资料或者漏交的资料需要在该班的报道明细表上进行标注，每个班级的首页记录数量及缺失档案学生的姓名；
3、区分学生档案和团档案；
将学生的团（党）档案分出来，移交给组织部进行核对。
4、档案进入档案柜存档之前，需让各班导生带领班级同学核对好个人档案以及里面内容进行签字（需注意3+2的同学，因为他们的档案都是由高中邮寄过来的，所以在到这以后由办公室进行核对数量班级，分好以后由各班导生带领本班同学进行拆分，确认档案中的东西后，学生本人签字确认。）专科同学在报道上交档案的时候直接当面拆开档案核对信息进行签字。
5、办公室逐份拆开学生档案，按学号在B5纸上记录，班级、姓名、体检表、报名登记表、新生登记表、学籍薄、毕业生登记表、成绩单、综合素质评价表、思想品德考核表及备注等。档案内有上述材料即在相关位置标记“✓”，多余的材料全部在备注中记录，如有重要材料缺少及时联系导生或者本人进行补交；
6、要求反复细致地核对记录下档案的内容，学生档案中的所有材料皆需标记；休退学的同学档案需单独记载并在班级首页标注，将档案移动到办公室档案盒中，复学的学生档案每学年开学整理归档到相应的班级中。
7、全部核对无误后对档案进行归档，按照班级顺序，一个班级一个整体归档，放入档案柜；
8、办公室进行二次复查，委员需重新核对每班的档案内容及数量，重新拆每一份档案，参照第一次的要求再次记录下学生的详细材料。
9、按照班级将档案装到档案柜中，排放整齐。
三、档案的保管
1、学生档案放置在办公室档案柜中，对各班档案整理规整好之后，按照班级顺序，将整理好的简易版基本信息记录表拍照存档，以防纸张破坏或丢失。
2、办公室所有收上来的档案全部拍照存档，电子版记录。
3、填写好档案整理的登记表，登记好整理人员，以备查找。
四、注意事项
1、办公室所有档案以及个人信息严禁外露。
2、在档案整理过程中需仔细核对上交的每一份档案内容，防止出错。
3、需做好导生的安抚工作，由于开学期间需要填写信息较多，导生需要积极配合办公室以及其他部门，做好学生的心理工作，避免不配合，材料不认真填写的现象。
4、休学、复学的学生档案更好妥善保管，以防丢失。
学前教育系
2021年8月4日
附表一：班级档案明细表
附表二：档案整理登记表
